Personvern og informasjonskapsler

I 2018 vedtok Stortinget en ny personopplysningslov. Loven består av både nasjonale paragrafer og EUs personvernforordning (GDPR). Den nye personopplysningsloven gir både rettigheter og plikter.

Personvernforordningen stiller større krav til åpenhet rundt innsamling og bruk av personopplysninger. Vår personvernerklæring og våre rutiner for håndtering av personopplysninger er oppdatert i tråd med ny personvernforordning. Det betyr at vi blant annet er forpliktet til å informere deg om hvilke personopplysninger vi behandler om deg, hvilke rettslige grunnlag vi har for å gjøre dette, hvor lenge opplysningene vil bli oppbevart og hvem opplysningene eventuelt deles med.

Kvænangen kommune samler inn og behandler personopplysninger som vi trenger for å utføre våre lovpålagte oppgaver og andre tjenester. I tillegg samler vi inn det vi trenger for å kunne saksbehandle henvendelser vi får fra deg.

Når vi «behandler personopplysninger», betyr det for eksempel at vi

• innhenter opplysningene
• registrerer dem
• setter dem sammen
• lagrer dem
• sletter dem
• eller utleverer dem

Hvis Kvænangen kommune ønsker å behandle personopplysninger som ikke er nødvendige for å utføre våre lovpålagte oppgaver, vil du bli informert om at det er frivillig å gi fra deg opplysningene. Du vil også få vite hva som er formålet med behandlingen av personopplysningene.

For at Kvænangen kommune skal kunne levere tjenester og ytelser til deg som er innbygger, er det nødvendig å behandle dine personopplysninger. Kommunens behandling av personopplysninger er først og fremst hjemlet i lov. Det er som hovedregel ikke mulig å reservere seg mot slik behandling.

Sentrale lover og forskrifter som regulerer kommunens behandling av personopplysninger:

• Personopplysningsloven og Europeisk personvernforordning (GDPR) regulerer adgangen til å behandle personopplysninger og dine rettigheter.
• Arkivloven inneholder regler for hvordan dokumenter skal lagres, og når de skal til arkivinstitusjon.
• Opplæringsloven har regler om blant annet innsamling, bruk og lagring av opplysninger til bruk i grunnskolen.
• Helseregisterloven inneholder regler om hvordan helseopplysninger som samles inn skal behandles, blant annet hvordan de sikres, hvem som har tilgang og om de kan utleveres til andre.
• Helse og omsorgstjenesteloven gir innbyggerne rett til nødvendige helse- og omsorgstjenester.
• Offentlighetsloven med forskrifter inneholder reglene for når et dokument er offentlig tilgjengelig for allmennheten, og når et dokument kan unndras offentlighet.
• Forvaltningsloven inneholder saksbehandlingsregler for hvordan saken din vil bli behandlet. Som part i en sak har du særskilte rettigheter.
  
  Andre aktuelle lover som gir adgang for kommunen å behandle personopplysninger for å oppfylle kommunens lovpålagte oppgaver:
• Kommuneloven 
• Arbeidsmiljøloven 
• Barnevernloven 
• Sosialhelsetjenesteloven 
• Helse- og omsorgstjenesteloven 
• Helsepersonelloven 
• Folketrygdloven 
• Nav-loven 
• Regnskapsloven 
• E-kom-loven 

Kvænangen kommune samler inn opplysningene du oppgir til oss ved personlig oppmøte, telefon, e-post, brev eller når du bruker ulike elektroniske søknadsskjemaer.

I tillegg henter vi inn personopplysninger om deg fra andre offentlige etater, som for eksempel Folkeregisteret, Kontakt- og reservasjonsregisteret, Arbeids- og velferdsdirektoratet (NAV), Utlendingsdirektoratet (UDI), Skatteetaten, Brønnøysundregistrene og Statsforvalteren.

Kvænangen kommune driver ikke med saksbehandling i sosiale medier. Opplysninger/informasjon du oppgir på sosiale medier kan bli brukt.

Vi kan også hente inn opplysninger fra offentlig tilgjengelige kilder, slik som nettsider og sosiale medier.

Du har alltid rett til å få vite hvor fra vi henter opplysninger om deg fra. Det er det enkelte tjenesteområdet som skal opplyse deg om dette.

De vanligste personopplysningene Kvænangen kommune behandler er:

• Kontaktopplysninger som navn, adresse, telefonnummer, e-postadresse.
• Opplysninger som er nødvendig for å identifisere deg, som fødselsnummer, d-nummer, kjønn, statsborgerskap.
• Opplysninger om dine relasjoner til andre, som navn på ektefelle, samboer, barn, sivilstatus.
• Helseopplysninger, som diagnose, medisiner du bruker og lignende.
• Opplysninger knyttet til de tjenestene du som innbygger bruker, som barnehage, skole, byggesak, renovasjon og lignende.
• Opplysninger som trengs i forbindelse med det å være ansatt i Kvænangen kommune, som grunndata, lønnsnivå, tidsregistrering, skatteprosent, skattekommune, fagforeningstilhørighet og lignende.
  
  Les mer om hva som regnes som personopplysninger på datatilsynets sider

Dine personopplysninger vil i hovedsak behandles i kommunens fagsystemer og registre.

Det er bare ansatte med tjenstlig behov som har tilgang til bygg og fagsystemer/registre der personopplysningene er lagret. Tekniske tiltak i form av viruskontroll, brannmur og lignende skal hindre uvedkommende å få tilgang til din informasjon via datanettverket.

I noen tilfeller vil dine personopplysninger bli overført til eksterne mottakere. Dette gjøres når vi er forpliktet til det. Mottaker kan for eksempel være Nav, sykehus eller Utdanningsdirektoratet.
 
Når dine personopplysninger behandles i fagsystemer som ligger hos en ekstern leverandør, har kommunen databehandleravtale med leverandøren for å regulere sikkerheten rundt behandlingen for å sikre at personvernet blir ivaretatt i tråd med lov og forskrift. I noen tilfeller lagres leverandørenes data i et tredjeland. Da brukes bare land som EU-kommisjonen har uttalt er sikre.

Vi lagrer dine personopplysninger hos oss så lenge det er nødvendig for det formålet personopplysningene ble samlet inn for. Dette betyr for eksempel at personopplysninger som vi behandler på grunnlag av ditt samtykke, slettes dersom du trekker ditt samtykke. Personopplysninger vi behandler for å oppfylle en lovpålagt plikt, lagres så lenge lovhjemmelen krever det, for eksempel etter bestemmelser i arkivloven.

Kvænangen kommune er behandlingsansvarlig. Kommunedirektøren er øverste ansvarlig for behandling av personopplysninger.

Du har rett til å ha kontroll over egne personopplysninger. Hver gang Kvænangen kommune behandler personopplysninger om deg, har du blant annet rett til å få vite hvilke opplysninger som behandles, hva de brukes til, og når de eventuelt blir slettet.

Kommunen har ikke anledning til å bruke disse opplysningene til annet enn det som følger av formålet med behandlingen, og kan heller ikke dele opplysningene med andre, uten at du er informert.

Dersom du lurer på hvilke opplysninger om deg kommunen behandler, kan du be om innsyn. Kommunen er forpliktet til å behandle din forespørsel innen 30 arbeidsdager. På Datatilsynets nettsider kan du lese mer inngående om dine rettigheter.

Les mer om dine rettigheter her

Personvernombudet skal informere og gi råd når kommunen behandler personopplysninger. Ombudet skal kontrollere at kommunens behandling av personopplysninger er i tråd med gjeldende regelverk, samt at kommunens egne interne retningslinjer for personvern følges.

Personvernombudet er kontaktperson dersom du har spørsmål om hvordan kommunen behandler dine personopplysninger eller om du ønsker å vite hvordan du skal gå frem for å utøve dine rettigheter.

Ønsker du innsyn i dine personopplysninger, kan du sende en skriftlig henvendelse til oss.

Send henvendelse på e-post til: post@kvanangen.kommune.no 

I henvendelsen må du opplyse om følgende:

• Hvem innsynet gjelder: innsyn i personopplysninger om deg selv, eget barn under 15 år, eller på vegne av en annen person. 
• Du må legge ved kopi av legitimasjon. Hvis du ber om innsyn på vegne av en annen person må du også legge ved fullmakt. 
• På hvilket område du ønsker innsyn, for eksempel opplysninger som gjelder barnehage, skole, helse eller andre tjenester i kommunen. 
• Dersom du ønsker kopi av opplysningene, må du oppgi for hvilke tidsrom innsynet gjelder.  
• Dine kontaktdetaljer. 
  
  Søknader om innsyn behandles normalt innen 30 dager. I noen tilfeller kan det ta noe lengre tid før du får svar.

Informasjonskapsler er små tekstfiler, “cookies”, som lagres på din enhet når du laster ned en nettside eller utfører en handling på nettsiden. Informasjonskapslene sørger for at nettstedet og ulike tjenester fungerer best mulig, og kan ikke brukes for å identifisere deg som person. De aller fleste nettsider bruker slike informasjonskapsler. 

Kvænangen kommune bruker informasjonskapsler til personalisering, pålogging, språkstyring og for statistikk som brukes til forbedring av nettsidene. Bruken av informasjonskapsler utgjør ingen sikkerhetsrisiko for deg. 

Du kan avstå fra å samtykke til lagring av informasjonskapsler, men det kan føre til at tjenestene på nettsiden ikke fungerer optimalt. Ingen av opplysningene vi får inn via informasjonskapsler, blir brukt til å identifisere enkeltpersoner. 

Les mer om informasjonskapsler her.